Conditions générales de Gladys Studio

Les conditions générales ont pour but de préciser certains aspects de la collaboration entre Gladys Studio et le Client afin d’éviter tout conflit ou toute incompréhension. Elles s’appliquent de facto à toute commande de prestations de services, qu’elles aient été convenues sous forme écrite ou orale, établie avec ou sans devis.

Objet
Engagements des parties
Offres et conditions de facturation
Livrables, propriété intellectuelle et droits d'auteur, cession des droits
Prestations de tiers liées au mandat (abonnements/services, licences, droits)
Conduite du mandat
Prestations digitales (site internet)
Réclamations
Droit applicable et for juridique

1.Objet

Gladys Studio s’engage à fournir au client les prestations de services convenues entre les parties. Ces prestations de service concernent - au sens large - stratégies et conseils en communication, création graphique, édition de supports de communication (imprimés et/ou électroniques) et services de communication digitale (sites internet, autres).

Ces prestations de services sont précisément décrites dans le devis (bon pour accord) ou contrat signé par le Client et Gladys Studio, dont elles font partie intégrante. Tout accord ou convention postérieurs doit impérativement revêtir la forme écrite et par conséquent comporter la signature valable des parties.

2.Engagements des parties

D'une façon générale, le Client et Gladys Studio s'engagent à collaborer activement afin d'assurer la bonne exécution du mandat. Chacun s'engage à communiquer toutes les difficultés dont il aurait connaissance au fur et à mesure de l'avancement du projet, pour permettre à l'autre partie d'agir en conséquence.

2.1 Le client

Pour permettre à Gladys Studio de réaliser sa mission, le Client s’engage à:

Établir un cahier des charges ou valider le descriptif détaillé de l’offre établie par Gladys Studio, selon le briefing. Une fois celui-ci approuvé par les deux parties, aucune modification n’est possible, sauf accord des parties. Dans le cas où des modifications impliqueraient un remaniement substantiel du cahier des charges initial ou les descriptifs de l’offre, ces dernières sont facturées en sus du devis initial.
Fournir, dans les délais convenus entre les deux parties, tous les éléments nécessaires à la bonne réalisation du contrat (tels que textes, images, vidéos...) et cela dans les bons formats exploitables en fonction des supports visés.
Fournir toutes les informations légales à ajouter dans les documents. Le Client est seul responsable du contrôle et respect des droits d’auteur des documents remis à Gladys Studio. Seule la responsabilité du Client pourra être engagée à ce titre.
Le matériel erroné ou incomplet livré par le Client n’engage pas la responsabilité de Gladys Studio (fichiers sources inutilisables, textes ou traductions erronés, photographies de mauvaise définition, etc.). Les coûts supplémentaires dus à des adaptations nécessaires du matériel fourni sont facturés en sus (cf. point 3.2).

2.2 Gladys Studio

Afin de répondre aux besoins du client, Gladys Studio s'engage à :

Informer régulièrement et efficacement le client de l'avancement du projet, notamment par le biais de validations soumises. En ce qui concerne la confidentialité, tant pendant la durée des présentes conditions que même après leur résiliation pour quelque raison que ce soit, Gladys Studio s'engage à maintenir strictement la confidentialité de toutes les informations et documents de quelque nature que ce soit relatifs au client auxquels il aurait pu avoir accès dans le cadre de l'exécution du mandat qui lui a été confié.

3.Offres et conditions de facturation

Le calcul des prix se base sur des indications, des données et des documents fournis de manière à ne pas pouvoir induire de malentendu sur le travail à réaliser. Toute modification significative de ces données lors de la livraison des contenus à l’agence pour l’exécution du mandat entrainera un nouveau devis. Les travaux commandés sans offre préalable sont facturés au tarif horaire (120.-/heure), selon le temps de réalisation effectué et sur la base des coûts usuels de travaux similaires. Les offres formulées sur la base de données imprécises, incomplètes, ou en l’absence des documents utiles au calcul des prix ne peuvent avoir qu’un caractère indicatif et n’engagent pas l’agence Gladys Studio.

3.1 Mise en route du mandat & livraison du matériel par le client

Un cahier des charges (CC) ou un devis détaillé doit être validé entre le Client et Gladys Studio, ainsi que la livraison de tous les éléments nécessaires pour réaliser la prestation (texte, images, vidéos, sons…) au format demandé au Client et ce dans les délais fixés par le calendrier du mandat.

3.2 Corrections & Frais supplémentaires

Les changements et travaux supplémentaires intervenant après une commande ferme orale ou écrite (une modification du briefing initial, une modification des documents et manuscrits de base, l’adaptation des supports de données fournis, la réalisation d’illustrations/pictogrammes non devisées, la recherche ou la retouche de photographies, etc.), ainsi que les corrections d’auteur (des modifications ultérieures du texte, des illustrations, de la mise en pages, etc.), sortant du nombre d’heures et du nombre de versions mentionnés dans le devis de Gladys Studio, sont facturés en sus, sur la base d’un décompte horaire, au tarif horaire convenu dans l’offre initiale.

3.3 Facturation

À des fins de transparence, les frais de gestion de l’agence (matériel et frais de l’agence, séances, déplacements, contacts éventuels avec les fournisseurs, archivage, frais de licence d’usage des programmes graphiques, etc.) sont séparés des coûts de réalisation du mandat (stratégies et conseils en communication, conception et création graphique, édition de supports de communication imprimés et/ou électroniques, développement technique des services de communication digitale tels que sites internet, …). Lorsque la durée d’un travail s’étend sur plusieurs mois, Gladys Studio, se réserve le droit de procéder à une facturation partielle d’entente avec le Client.

3.4 Interruption d'un mandat en cours

En cas d'interruption du mandat avant son terme par le client, celui-ci s'engage formellement à régulariser et rétribuer les montants relatifs au calendrier en cours, aux postes réalisés ou en cours de réalisation, ainsi qu'aux services complémentaires effectués.

Les esquisses, études de projets, l'établissement ou l'examen de cahiers de charge, les arborescences des sites internet, les maquettes, les travaux photographiques, les frais de gestion de l'agence, etc., réalisés au moment de l'interruption du mandat sont facturés, sauf mention écrite en accord avec les deux parties. La facturation est effectuée sur la base d'un décompte horaire, conformément au taux horaire convenu dans le devis de Gladys Studio.

Les droits d'auteurs sur les documents émis au moment de l'interruption du mandat sont la propriété exclusive de Gladys Studio (c.f. point 4.3) à l'exception des données fournies par le client.

Les fichiers originaux et données sources créés et utilisés par l'agence, de même que les projets refusés, ne sauraient dès lors être revendiqués par le client sans une contribution financière (c.f. point 4.4).

4.Livrables, propriété intellectuelle et droits d'auteur, cession des droits

Les conceptions, conseils et stratégies, créations ou réalisations graphiques/digitales, les fichiers sources ainsi que les livrables obtenus par le client lors d'un mandat restent la propriété de l'agence Gladys Studio. Les modifications ou interprétations d'un support de communication, d'une édition ou d'une création web, sont soumises aux droits d'auteur et ne peuvent être faites, en aucun cas, sans le consentement de l'agence.

4.1 Livrables

L'agence Gladys Studio fournit au client un document final (livrable) "prêt à l'usage". L'agence n'est pas tenue de fournir les données sources ayant permis la conception et la réalisation du livrable, qui relèvent de son savoir-faire et de son expertise (propriété intellectuelle).

4.2 Propriété intellectuelle

Pour tout mandant de conseil, conception, création/réalisation graphique ou digitale, l'agence détient les droits de propriété intellectuelle conformément aux prescriptions légales. Sauf mention contraire explicite du client, Gladys Studio se réserve la possibilité d'inclure dans la réalisation une mention discrète indiquant clairement sa contribution ou celle de ses partenaires.

4.3 Droits d'auteurs

Pour toute prestation de service réalisée, l'agence détient les droits d'auteur conformément aux prescriptions légales. Par cette clause, le client ne peut pas utiliser les livrables obtenus lors d'un mandat pour un autre usage que celui initialement prévu. Ceci comporte toutes modifications, tous traitements ou toutes utilisations ultérieures dans un autre contexte (par exemple lors d'un changement de prestataire de services).

Lors de la participation de Gladys Studio à un concours, les droits d’auteur sur les documents ainsi que sur les conseils et stratégies développés, restent la propriété exclusive de Gladys Studio.

4.4 Cession des fichiers sources et des droits d’auteur

Gladys Studio peut céder les droits d’auteur et transmettre les fichiers sources — contre une éventuelle rémunération si ce point n’a pas été prévu dans la demande d’offre liée au mandat — sur demande du Client, dans un délai de 3 mois après la fin du mandat.

L’utilisation des fichiers sources créés par l’agence par le Client ou par une personne tierce mandatée par ce dernier, est réservée spécifiquement pour une mise à jour mineure des livrables*. Toute utilisation ultérieure sous une forme déclinée ou différente en termes de formats et d’usages, nécessite une nouvelle convention. La livraison des fichiers sources ne comprend pas la livraison des polices de caractères non libres de droits (voir point 5 ci-dessous).

Dès les fichiers sources en sa possession, le Client endosse la responsabilité de la durée des licences et la gestion des droits d’auteur des divers contenus utilisés pour éditer le livrable. L’agence ne pourra en aucun être tenue responsable en cas de violation des droits d’auteur de personnes tierces ou d’expiration de licences non renouvelées par le client.

Les mises à jours mineures comprennent essentiellement des modifications dont la nécessité est liée à la durée de vie des contenus du livrable telles que dates, liste de prestations, mention de tarifs et textes d’information ainsi que les visuels. Ne sont pas compris dans les mises à jours mineures et sont considéré comme un usage abusif des fichiers sources, l’usage de ces derniers dans le but d’éditer une nouvelle version linguistique du livrable, la déclinaison du fichier source avec l’objectif de dupliquer un livrable similaire d’une prestation, d’une offre ou d’un produit complémentaire ou considéré dans la même gamme par le client que celui ou celle pour lequel le fichier source a été créé par l’agence, de même lorsque plus de 50% des contenus sont renouvelés, une modification majeure du format (taille, nombre de pages, etc.) ou de l’expression graphique en dehors du logo, typographie et adaptation des couleurs institutionnelles dans le cadre d’une nouvelle ou mise à jour de l’identité graphique du client. Pour éviter tout malentendu, il est recommandé en cas de doute d’informer l’agence par courriel avant de modifier les fichiers sources.

5. Prestations de tiers liées au mandat (abonnements/services, licences, droits)

5.1. Prestations d’entités tierces

Dans certaines circonstances, lors de la réalisation d’un mandat il est nécessaire de lier des prestations de service de l’agence Gladys Studio à des achats auprès d’entités tierces. Voici des exemples (liste non exhaustive):

achat d’images, illustrations, films ou bandes-son (sur des banques d’images ou à des prestataires externes) > soumis à droits d’auteurs ;
achat de police de caractères > soumis à droits d’auteurs ;
achat de nom de domaine > contrat spécifique ;
hébergement > contrat spécifique ;
services de réalisation (print, e-mailing, publicité, internet) > contrat spécifique.

Pour toutes ces prestations, des frais supplémentaires au mandat (non compris dans les prestations Gladys Studio) sont à prévoir, proportionnellement aux services et aux conditions convenues ou nécessaires.

Si le Client le demande, Gladys Studio peut l’assister en lui proposant ses conseils et des offres. Le Client est toutefois seul responsable de la conclusion des contrats respectifs, de leur maintien, mise à jour, vérification des droits d’auteur et paiement des prestations convenues.

L’agence ne peut pas être tenue pour responsable de tout problème ou dommage relatif au non-respect des conditions entre le Client et la partie tierce.

5.2 Droits d’auteur ou licences d’entités tierces (lors de l’obtention des fichiers sources)

Lors de l’obtention de fichiers sources, les images, illustrations, films ou bandes-son ayant été achetés sur des banques d’images ou à des photographes comportent également des droits d’auteur (souvent limités). Dans la majeure partie des cas, et sauf accord écrit contraire, le Client ne peut pas les utiliser pour un autre usage que celui initialement prévu par le mandat lors de l’achat de ces éléments. Le Client est tenu de se conformer aux obligations contractuelles. Toute utilisation ultérieure ne peut être faite qu’avec le consentement des propriétaires des droits d’auteur.

Les polices de caractères sont considérées au même titre que des logiciels. Lors de l’obtention de fichiers sources, les polices de caractères qui ne sont pas « open source » ne peuvent pas être transférées, elles doivent faire l’objet d’un achat de licence de la part du Client.

6.Conduite du mandat

6.1 Mise en route du mandat

Pour démarrer le mandat, il est nécessaire de valider un cahier des charges (CC) ou un devis détaillé entre le Client et Gladys Studio. De plus, le Client doit fournir tous les éléments nécessaires pour réaliser la prestation, tels que des textes, des images, des vidéos, des sons, dans le format demandé par le Client, et ce dans les délais fixés par le calendrier du mandat (voir point 3.1).

6.2 Contenus, légalité et droits

Les contenus appartiennent au client, et celui-ci est tenu de se conformer à la législation en vigueur dans le cadre de son activité et dans les pays où il diffuse sa communication.

Gladys Studio ne peut en aucun cas être tenu responsable du contenu diffusé par le client. L'agence ne peut pas non plus garantir que le contenu du client est légal ou que les moyens de diffusion utilisés sont conformes à la loi et aux pratiques de la branche du client. L'agence décline toute responsabilité en cas de dommage éventuel.

Gladys Studio ne peut être tenu responsable des dommages matériels ou immatériels pouvant être causés par les informations diffusées, leur utilisation ou non-utilisation, par un mauvais usage de la communication ou par des problèmes techniques.

6.3 Études, esquisses et maquettes visuelles

Les maquettes présentées au client par Gladys Studio dans le cadre de la vérification/validation ne sont généralement pas représentatives du produit fini, notamment en ce qui concerne le rendu de l'impression (offset ou numérique), le support final (papier ou carton) ou la qualité définitive de l'image ou du son, etc. Les tolérances usuelles propres aux différents métiers impliqués dans la réalisation d'un projet s'appliquent de facto.

6.4 Documents de contrôle ou de validation (bon à tirer)

Il incombe au client de vérifier attentivement les documents de contrôle ou de validation finale (épreuves couleur, maquettes visuelles ou audio, etc.). Le client doit signaler à Gladys Studio toute erreur de manière claire et précise dans les délais convenus. L'agence effectue de son côté une vérification technique des documents à produire, mais elle n'est pas responsable des erreurs non signalées par le client ou non prévisibles à l'étape du document de contrôle/validation finale.

Si aucune présentation de document de contrôle n'est prévue ou si le client demande directement les fichiers informatiques sans document de contrôle visé, le client assume l'entière responsabilité des risques.

6.5 Délai et retard de livraison

Gladys Studio ne peut être tenue pour responsable d'un retard de livraison si le matériel fourni par le client ou le retour du bon à tirer (BAT) n'est pas effectué dans le délai demandé ou dans un délai raisonnable. Les dommages économiques liés à un retard de livraison, prouvés comme tels, engagent la responsabilité de Gladys Studio dans la limite de la valeur de l'offre ou du travail réalisé, pour autant qu'une confirmation écrite du délai soit disponible.

6.6 Archivage

Sauf accord contraire, Gladys Studio n'est pas tenue de sauvegarder et d'archiver les travaux, les documents de travail et les éléments (logos, illustrations, fichiers électroniques, images, films, textes, etc.) réalisés pour le client ou fournis par celui-ci.

6.7 Travaux de tiers

Gladys Studio peut faire appel à des prestataires tiers pour exécuter tout ou partie du mandat. Cependant, l'agence conserve la direction et la responsabilité de l'exécution du mandat.

7. Prestations digitales

Gladys Studio s'engage à concevoir, réaliser et mettre en ligne un site internet, une application mobile ou tout autre support digital conformément aux conditions définies dans la description de l'offre et/ou le cahier des charges détaillé.

7.1 Compatibilité

La lisibilité des contenus et la compatibilité avec les navigateurs courants (Explorer, Safari, Firefox, Chrome) sont assurées pour une résolution d'écran de 1024 x 768 pixels ou supérieure.

Gladys Studio ne peut être tenu responsable de l'affichage non conforme d'un mandat sur des versions de navigateurs datant de plus de 4 ans avant la date de livraison, ni sur des navigateurs qui ne sont plus pris en charge par leur concepteur.

La mise à jour et le bon fonctionnement des liens hypertextes établis vers des ressources présentes sur Internet, dans le cadre d'un site internet, d'une application mobile ou d'une publication digitale, relèvent de la responsabilité du client.

7.2 Maintenance/mise à jour des contenus

Toute modification demandée est notifiée au client et facturée selon le tarif horaire en vigueur.

En cas de mises à jour fréquentes des pages et du contenu, d'actualisation permanente du contenu ou de maintenance de modules spécialisés, Gladys Studio propose un forfait complémentaire, soit mensuel soit annuel, qui couvre tous les travaux de maintenance réguliers en plus du forfait d'hébergement web de base.

Le forfait d'hébergement de base annuel comprend une seule mise à jour par an, ce qui peut s'avérer insuffisant pour maintenir le site opérationnel de manière optimale.

7.3 Gestion du site internet (avec CMS Wordpress)

Gladys Studio propose dans son devis initial une formation de base à la gestion du site internet pour ses clients. Cette formation est dispensée dans un délai d'un mois suivant la livraison du site sous forme de tutoriel vidéo. Elle vise à permettre au client d'ajouter des articles ou d'effectuer des modifications de texte et d'ajouter/supprimer des photos. Cette formation ne prétend en aucun cas fournir une formation complète à la création et à la gestion de sites internet ou aux langages de programmation. À la demande du client, Gladys Studio peut organiser des formations complémentaires sur devis.

7.4 Modifications des contenus par le client

Gladys Studio n'a aucune obligation de contrôler les modifications apportées par le client ou toute autre personne non affiliée à l'agence sur le site internet.

Le client, ou la personne désignée par celui-ci pour administrer le site internet en ajoutant des pages, des articles et des médias, est tenu de procéder à une vérification minutieuse des modifications qu'il apporte au site internet. Gladys Studio n'est en aucun cas responsable de la perte de données due à une négligence du client.

En cas de dysfonctionnement du site internet résultant d'une mauvaise manipulation de la part du client, Gladys Studio facture les heures de maintenance nécessaires pour rétablir le bon fonctionnement du site.

Le Client qui intervient sur le code source le fait à ses risques et périls. L’agence ne peut être tenue pour responsable du dysfonctionnement du site ou problème de sauvegarde ou d’affichage. Toutefois, dans de telles situations, Gladys Studio se tient à la disposition de ses clients et met tout en œuvre, pour qu’une situation normale soit rétablie dans les plus brefs délais.

7.5 Sécurité du site

Gladys Studio s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger votre site contre les attaques de pirates et pour maintenir sa sécurité. Cependant, Gladys Studio ne peux garantir une sécurité absolue. En cas de faille de sécurité résultant d'une attaque de pirate, Gladys Studio décline toute responsabilité pour les dommages ou les pertes subis par votre site, sauf en cas de négligence prouvée de sa part.

8.Réclamations

Toute réclamation doit être communiquée dans les 8 jours après réception de la marchandise (imprimé, fichier digital, photographie, site web, etc.), faute de quoi, la livraison est considérée comme acceptée. En cas de réclamation justifiée, les mesures de réparation seront prises dans un délai approprié, mais ne peuvent en aucun cas excéder la valeur de l’offre ou du travail réalisé par l’agence.

9.Droit applicable et tribunal compétent

En cas de difficultés dans l’exécution ou l’interprétation du présent contrat, les parties conviennent de soumettre leur litige aux autorités judiciaires du district de Martigny. Est applicable exclusivement le droit suisse. La déclaration de nullité de l’une des clauses des présentes conditions générales n’affecte en rien la validité des autres clauses.

La commande, l’acceptation d’un devis, la libération du bon à tirer et le paiement de la facture impliquent la reconnaissance par le Client des présentes conditions générales.

Au sein de Gladys Studio et dans nos relations de travail, nous accordons une grande importance aux valeurs telles que le bon sens, la bonne foi, le dialogue et la sincérité. Nous espérons que nos clients, partenaires et fournisseurs partagent les mêmes principes.